Interne Kommunikation beim Samariterbund

Eine wichtige Rolle spielen die Führungskräfte

Samariterbund – Kommunikationstipp!

Gut informierte Mitarbeiter kennen die Unternehmensziele und wissen, welchen Beitrag sie leisten können! Sie identifizieren sich mit dem Unternehmen/mit Ihrer Organisation/mit ihrem Verein und fühlen sich als Teil des Ganzen – sind in der Regel engagiert. Eine wichtige Rolle spielen hier die Führungskräfte.

Doch auch die interne Kommunikation bildet einen wichtigen Baustein, um das Wissen über und die Motivation für den Arbeiter-Samariter-Bund Österreichs zu stärken. Eine Verbesserung der internen Kanäle hat somit auch Einfluss auf den Erfolg.

Führungskräfte

Die Qualität der Führung und die Unternehmenskultur sind entscheidend, um die guten Leute an Bord zu holen und zu halten. Wer sich als Teil eines größeren Ganzen fühlt, weiß, was von ihm oder ihr erwartet wird, kann die eigenen Talente besser einsetzen. Wichtig ist auch das Gefühl, in Entscheidungen eingebunden zu werden und so einen wichtigen Beitrag zu leisten.

Unternehmenskommunikation

Hier kommen die Medien der internen Unternehmenskommunikation ins Spiel, in denen Unternehmen die großen und kleinen Themen spielen können. Natürlich fungieren die Medien der Mitarbeiterkommunikation auch als Spiegel der Unternehmenskultur: Bekommen wirklich alle Mitarbeiter – ob Haupt- oder ehrenamtlich – bundesländerweit und noch wichtiger österreichweit die identischen Informationen durchgehend bis zum neuesten Mitarbeiter??? Haben alle Zugang zu den Kommunikationskanälen. Dies alles sind Fragen, die zur Identifikation und somit zum Engagement der Mitarbeiter beitragen.

Was können wir als ASBÖ tun, um unsere internen Kommunikationskanäle zu verbessern?

Es ist nicht notwendig, alle internen Kanäle gleichmäßig zu bespielen, um intern erfolgreich zu kommunizieren. Vor dem Einsatz sollten sich die Verantwortlichen ein möglichst breit gefächertes Bild über die Zielgruppen sowie über die Formen, Einsatzgebiete und Schwerpunkte interner Medien machen.

Konzept der internen Kommunikation

In der internen Mitarbeiterkommunikation gibt es inhaltlich vier Säulen:

1. Information

In erster Linie soll die Kommunikation im Unternehmen Informationen weitergeben, die für alle bzw. einen Teil der Mitarbeiter/innen relevant ist. Diese Säule hat eine zentrale Bedeutung inne, denn ohne eine erfolgreiche Informationsweitergabe können die folgenden drei Säulen nicht existieren.

2. Dialog

Neben der in eine Richtung abzielenden Information findet auch der Dialog seinen Platz in der internen Kommunikation. Im Rahmen dessen erhalten die Mitarbeiter/innen nicht nur passiv Informationen, sondern reagieren auf vermittelte Inhalte und treten mit dem Managementteam und anderen Kollegen in Kontakt und Dialog.

3. Motivation

Die Mitarbeitermotivation ist ein wichtiges Ziel und Ergebnis der erfolgreichen Mitarbeiterkommunikation. Durch transparente und effiziente Kommunikation mit den Mitarbeiter/innen gelingt es den Führungskräften, ihre Mitarbeiter/innen zu motivieren und zu höheren Leistungen zu ermutigen. Auch die Mitarbeiterfluktuation und damit der Wissensverlust aus dem Unternehmen werden dadurch vermindert.

4. Wissenstransfer

Zu guter Letzt darf auch der Wissenstransfer in der Unternehmenskommunikation nicht vernachlässigt werden. Durch die Mitarbeiterfluktuation besteht immer die Gefahr, dass aus dem Unternehmen ausscheidende Mitarbeiter wichtige Informationen und Wissen mitnehmen, ohne diese vorher mit ihren Kollegen und Führungskräften geteilt zu haben. Mitarbeiter/innen können sich zudem durch die Veröffentlichung und das Teilen ihres Wissens mit ihren Führungskräften und anderen Kollegen deren Anerkennung erarbeiten. Dies fördert ebenfalls entscheidend die Motivation der Mitarbeiter/innen.

Instrumente der internen Kommunikation

Bis vor etwa fünfzehn Jahren waren vor allem Rund- und Informationsschreiben, Mitarbeiterzeitschriften, das Schwarze Brett und natürlich Mitarbeiterversammlungen beliebte Instrumente für die interne Kommunikation. Durch die rasante Digitalisierung im vergangenen Jahrzehnt hat sich auch in der Mitarbeiterkommunikation der Unternehmen viel verändert.

Folgende Instrumente werden mittlerweile am häufigsten für die Kommunikation im Unternehmen genutzt:

Intranet

Ein Intranet ist ein in sich geschlossenes Rechnernetz, welches nicht öffentlich, sondern nur Personen einer bestimmten Organisation bzw. eines Unternehmens zugänglich ist. Das Intranet ist also im Gegensatz zum frei zugänglichen Internet nur eingeschränkt nutzbar.

Interner Newsletter

Ein interner Newsletter ist wie das Intranet nur für Personen einer bestimmten Organisation einsehbar und wird nur an diese als internes Informationsrundschreiben versendet.

Wiki

Ein Wiki ist eine Website, deren Inhalte von bestimmten Personen gelesen und gleichzeitig auch verändert und ergänzt werden können. Im Rahmen der internen Kommunikation steht das Wiki nur Mitarbeitern eines bestimmten Unternehmens zur Verfügung. Diese können es als Informationsquelle nutzen und mit ihrem Wissen anreichern, sodass dieses nachhaltig im Unternehmen und für andere Mitarbeiter abgespeichert wird. Das bekannteste, öffentlich zugängliche Wiki ist natürlich Wikipedia.

Interner Blog

Ein Blog ist ein normalerweise öffentlich zugängliches Tagebuch, welches auf einer Website integriert ist. Im Sinne der internen Kommunikation kann der interne Blog zum Beispiel Teil des Intranets sein. Mitarbeiter eines Unternehmens können dort ihre Gedanken zu tagesaktuellem Geschehen sowie Informationen und Wissen auf kompakte Art und Weise darstellen. Idealerweise geschieht dies durch die anschauliche Ergänzung von Fotos und Videos.

Chat- bzw. Instant Messaging-Tools

Die Tools für Chats oder Instant Messaging dienen dazu, dass sich die Teilnehmer per Textnachrichten miteinander unterhalten und Kurznachrichten unmittelbar erhalten und lesen können. Dies verkürzt die Kommunikationswege und vermindert E-Mail-Aufkommen, gerade wenn Mitarbeiter eines Teams unterwegs sind oder schnell etwas während eines Meetings klären möchten. Eines der am häufigsten genutzten Instant Messaging-Tools, gerade in kleineren Unternehmen, ist übrigens Slack. Auch Skype hat sich als unternehmensinternes Messaging-Tool etabliert.

Social Media

Genauso können Social Media Kanäle, zumindest teilweise, zur internen Kommunikation genutzt werden. So kann ein Unternehmen beispielsweise geschlossene Facebook- oder LinkedIn-Gruppen erstellen und seinen Mitarbeitern für die Kommunikation zur Verfügung stellen. Hierbei sollte jedoch beachtet werden, dass die Mitarbeiter dazu verleitet werden, mehr Zeit auf den Social Media-Kanälen zu verbringen, die eigentlich eher zur privaten Kommunikation dienen.

Tools für Mitarbeiterfeedback

Ergänzend zu all diesen Plattformen und Tools haben Sie mit der Nutzung von spezifischen Tools für das Einholen von Mitarbeiterfeedback die Gelegenheit, Ihre Mitarbeiter anonym zu Wort kommen zu lassen. So können Sie einerseits mögliche Quellen der Unzufriedenheit schnell aufdecken und entsprechend gegensteuern. Andererseits erkennen Sie, welche Dinge schon gut im Unternehmen laufen und weiter vorangetrieben werden sollten, um Ihre Mitarbeiter langfristig zufriedenzustellen und an sich zu binden.

Neben den digitalen Instrumenten der internen Kommunikation nimmt das Mitarbeiter- bzw. Feedbackgespräch eine zentrale Rolle in der Führungsarbeit ein. Studien haben bewiesen, dass sich Mitarbeiter mehr Feedback und Anerkennung von ihren Vorgesetzten wünschen, um im Job bessere Arbeit zu leisten. Transparentes Feedback und offen ausgesprochene Anerkennung tragen erheblich zur Mitarbeiterzufriedenheit und somit auch zur erhöhten Leistung am Arbeitsplatz bei.

Auswahl der richtigen Instrumente

Um die eigenen Mitarbeiter/innen nicht mit zu vielen Kommunikationsinstrumenten zu überfrachten sollten Sie sich im Unternehmen auf zwei bis drei zentrale Instrumente beschränken. Klar sollte auch sein, welche Informationen über welche Instrumente bzw. Kanäle kommuniziert werden. Dies vereinfacht den Mitarbeitern die Suche nach relevanten Information.

Bei der Neueinführung von Instrumenten ist es elementar, dass die Führungsebene und die Vorgesetzten die aktive Nutzung der Kanäle vorleben und somit alle Mitarbeiter/innen dazu motivieren, diese auch zu nutzen. Zudem ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter zu Beginn eine kurze Einführung in die Nutzung der Instrumente zur Mitarbeiterkommunikation erhalten. Auch dies vermeidet Berührungsängste und fördert die aktive Nutzung der Kanäle durch alle Mitarbeiter/innen.

Besonders in Großkonzernen ist das Intranet immer noch ein wichtiger Bestandteil der internen Kommunikation. Hier finden Mitarbeiter/innen auf Anhieb die für sie relevanten Informationen und die Ansprechpartner, die sie bei Fragen kontaktieren können. Ohne diese zentrale Informationsquelle wären die Mitarbeiter/innen in großen Unternehmen verloren und müssten unnötig viel Zeit für das Suchen von Informationen bzw. relevanten Kontakten aufwenden. Das Intranet als internes Kommunikationsinstrument wirkt sich also auch direkt auf die Produktivität der Mitarbeiter/innen aus.

In der internen Kommunikation ist es weiterhin wichtig, dass die Mitarbeiter/innen nicht nur Informationen zugespielt bekommen, sondern sich diese auch proaktiv abholen können. Für letztere Funktion bieten sich auch das Intranet, Wikis und interne Blogs als sinnvolle Plattformen an.

Einfluss der internen Kommunikation auf die Unternehmenskultur

Die interne Kommunikation nimmt einen zentralen Einfluss auf die Unternehmenskultur. Als Unternehmenskultur wird die “Grundgesamtheit gemeinsamer Werte, Normen und Einstellungen” bezeichnet, die “die Entscheidungen, die Handlungen und das Verhalten der Organisationsmitglieder prägen.”

Es gibt keinen wichtigeren Faktor für die erfolgreiche und vor allem produktive Zusammenarbeit im Unternehmen. Führungskräfte haben die wichtige Aufgabe, die Unternehmenskultur mitzuprägen und Ihren Mitarbeiter/innen vorzuleben. Das Managementteam muss glaubhaft die Werte und Normen des Unternehmens leben, damit diese auch von den Mitarbeiter/innen anerkannt, verinnerlicht und gelebt werden. Die erfolgreiche Bildung einer nachhaltigen und werteorientierten Unternehmenskultur hat wiederum einen großen Einfluss auf die Mitarbeitermotivation.

Mitarbeiterkommunikation und –motivation

Mitarbeiter/innen werden nicht in erster Linie durch ihr Gehalt motiviert. Dies wurde durch Studien bereits mehrfach bestätigt. Vielmehr geht es ihnen darum, mit ihrer Leistung anerkannt zu werden und im Team einen wichtigen Platz einzunehmen.

Erfolgreiche interne Kommunikation und somit Mitarbeitermotivation beginnt dabei bei regelmäßigen Feedbackgesprächen. Im Rahmen dieser mindestens zweimal pro Jahr stattfindenden Gespräche zwischen Mitarbeiter/in und direkter Führungskraft sollten die anhand von Ergebnissen messbaren Ziele des Mitarbeiters, aber auch dessen persönlichen Entwicklungsziele besprochen werden.

Neben dem Feedback des Vorgesetzten an den Mitarbeiter/die Mitarbeiterin sollte auch die Möglichkeit eröffnet werden, dass man dem Vorgesetzten Feedback gibt. Damit lernen beide Seiten in der Zusammenarbeit und können darauf eingehen, wo es gegebenenfalls noch Verbesserungsbedarf gibt und sich entsprechend weiterentwickeln.

Feedbackgespräche sind also ein zentraler Baustein in der erfolgreichen Führung von Mitarbeiter/innen.

Auch die erfolgreiche und offene Kommunikation von Mitarbeitern untereinander ist in die Kategorie Mitarbeiterkommunikation und -motivation einzuordnen. Dadurch können sich Mitarbeiter/innen gegenseitig unterstützen, weiterentwickeln und sich fördern. Gleichzeitig bestärkt dies den Teamzusammenhalt.

Vermeidbare Fehler in der internen Kommunikation

Wo Menschen miteinander kommunizieren werden natürlich auch Fehler gemacht. Im Folgenden finden Sie die augenscheinlichsten Fehler, die Sie auf jeden Fall in Ihrer internen Kommunikation vermeiden sollten:

1. Informationen werden zu spät, unvollständig oder intransparent kommuniziert

Es gibt nichts Schlimmeres als wenn die komplette Belegschaft eines Unternehmens zu spät, unvollständig oder intransparent über grundlegende Ereignisse und Neuerungen im Unternehmen informiert werden. Dadurch verlieren Mitarbeiter/innen das Vertrauen in ihre Vorgesetzten und die Organisation.

Auch die Informationsweitergabe an nur einen Teil der Mitarbeiter führt dazu, dass sich der andere Teil ausgeschlossen fühlt und die Vertrauensgrundlage untereinander gestört ist. Beide Szenarien können durch regelmäßige, vollständige und transparente interne Kommunikation vermieden werden.

2. Den Mitarbeiter/innen wird mangelnde Wertschätzung in der Kommunikation entgegengebracht

Mangelnde Wertschätzung und mangelnder Respekt in der Mitarbeiterkommunikation führen zu Motivationsverlust. Das hat dann zur Folge, dass Mitarbeiter/innen sicher keine Höchstleistungen im Job erbringen und ihren Vorgesetzten auch wenige Vertrauen und Respekt entgegenbringen. Nur durch gegenseitige Wertschätzung und Respekt in der internen Kommunikation bleiben die Mitarbeiter/innen motiviert und bringen sich langfristig für den Erfolg des Unternehmens ein.

3. Zwischen Abteilungen oder Teams herrscht Wettbewerbsdenken

Das Wettbewerbsdenken zwischen Abteilungen oder Teams entsteht durch unvollständige Kommunikation. Auch ein mangelndes Wir-Gefühl im gesamten Unternehmen kann dazu führen, dass sich Abteilungen oder Teams als Wettbewerber wahrnehmen, obwohl sie doch für das Unternehmen und dessen Erfolg an einem gemeinsamen Strang ziehen sollten.

Das Wettbewerbsdenken untereinander kann durch transparente interne Kommunikation der Führungsebene und die gleichermaßen wertschätzende Anerkennung der Leistungen aller Abteilungen und Teams vermieden werden.

4. Die Meinung und das Feedback der Mitarbeiter wird nicht anerkannt

Mangelnde Anerkennung der Arbeitsleistung aber auch der Meinungen und des Feedbacks der Mitarbeiter/innen kann zu Problemen in der internen Kommunikation und somit auch der Unternehmenskultur führen.

Mitarbeiterfeedback ist ein wirksames Instrument, um frühzeitig zu erkennen, wenn Probleme in den Teams auftreten. Dadurch können diese auch schnell behoben werden. Durch das Feedback von Mitarbeiter/innen kann das Unternehmen zudem seine Produkte und Dienstleistungen für seine Kunden kontinuierlich verbessern.

5. Es werden die falsche Kanäle oder Instrumente für die interne Kommunikation genutzt

Auch die Nutzung der falschen Kanäle oder Instrumente in der Mitarbeiterkommunikation kann zu Unstimmigkeiten in der Unternehmensatmosphäre und zu Motivationsverlust bei den Mitarbeiter/innen führen. Sobald die Mitarbeiter/innen das Gefühl haben, dass nicht alle Informationen transparent und für alle zentral zugänglich sind, kommt es zu Missverständnissen in der Kommunikation.

Deshalb ist es sehr wichtig, dass die gleiche Art von Informationen und Wissen immer über die ursprünglich festgelegten Instrumente und Kanäle kommuniziert werden.
Alle oben genannten Fehler in der internen Kommunikation lassen sich durch eine gut durchdachte und transparente interne Kommunikation vermeiden. Auch regelmäßige Mitarbeiterbefragungen helfen, mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen.

Interne vs. externe Kommunikation

Die interne Kommunikation sollte im Einklang mit der externen Kommunikation des Unternehmens stattfinden, so dass beide nicht in Widerspruch zueinanderstehen. Zur externen Kommunikation gehören alle Kanäle und Informationsversuche, die direkt auf Kunden und Partner abzielen und diese an das Unternehmen binden.

Gleichzeitig werden Inhalte der internen Kommunikation teilweise auch über Öffentlichkeitsarbeit und Marketing nach außen transportiert um das Unternehmen, seine Mitarbeiter/innen und Leistungen wirksam zu präsentieren – was wiederum die Unternehmenskultur fördert und nach außen gut widerspiegelt.

Fazit

Mit einer transparenten und zielgerichteten internen Kommunikation kann ein Unternehmen eine offene und werteorientierte Unternehmenskultur erfolgreich entwickeln. Die richtig eingesetzten Instrumente und Kanäle spielen dabei eine notwendige und zentrale Rolle und sollten von den Führungskräften aktiv genutzt werden, um als Vorbild zu dienen. Zugleich werden die Mitarbeiter/innen durch eine transparente und wertschätzende interne Kommunikation motiviert, erbringen höhere Leistungen in ihrem Job und werden nachhaltig an das Unternehmen gebunden.

Die interne Kommunikation muss, damit sie funktionieren kann, von allen Mitarbeitern getragen werden. Sie lebt von einem aktiven Austausch zwischen Mitarbeiter/innen und dem Führungsteam, was für den Fortbestand und Erfolg von Unternehmen unabdingbar ist. Durch Interne Kommunikation wird eine starke Bindung zu und unter den Mitarbeiter/innen aufgebaut. Diese positive Unternehmenskultur bringt einen klaren Vorteil gegenüber Mitbewerbern, weil sie auch Mitarbeiter/innen langfristig an das Unternehmen bindet.

Quelle: Samariterbund, Zusammenstellung Mag.a Doris Fennes-Wagner
für den Workshop des Bundesländer-Teams SAMMORROW
Bild: pixabay

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